Kredibilitas, Gaya Komunikasi, dan Etika Korespondensi

DAFTAR LITERATUR
• Ethic in Public Relations – Patricia Parsons, 2008
• Etika Kehumasan – Rusady Ruslan SH, MM – 2001
• Sistim Hukum Indonesia – Harsanto Nursadi
• Filsafat & Etika Komunikasi – Sumarno, Kismiyati El Karimah; Ninis Agustini Damayanti
• Komunikasi Persuasif – Prof. Dr. Soleh Sumirat Msi dan Drs. Asep Suryana Msi
• Psikologi Komunikasi – Drs. Jalalludin Rakhmat

KREDIBILITAS
• Humas harus memiliki kredibilitas, mengapa?
• Kredibiltas adalah seperangkat persepsi komunikan tentang diri komunikator
• Kredibilitas menurut Mar’at, 1982 adalah bagaimana seorang komunikator ulung dinilai dan dipercaya oleh individu yang menerima komunikasi
• Menurut Wenburg dan Wimont, 1973 dalam Applebaum & Anatol 1974 mendefinisikan Kredibilitas Sumber adalah derajad kepercayaan atau penerimaan yang diberikan penerima terhadap komunikator
• Rakhmat, 1986 mendefinisikan seperangkat persepsi komunikan tentang sifat-sifat komunikator

KARAKTERERISTIK KREDIBILITAS:
o Aspek usia
o Jenis kelamin,sosio ekonomi
o Posisi, pengetahuan tentang topik
o Kesungguhan
• Menyangkut harapan penerima tentang masa lalu, masa kini dan masa akan datang dari komunikator
• Rakhmat 1986 mengatakan kredibilitas masalah persepsi, maka bisa berubah-ubah tergantung pelaku persepsi yakni penerima, topik yang dibicarakan dan situasi
• Komunikator sebagai titik pusat perhatian berkait dengan eksistensi komunikator sehingga eksistensi sumber akan diperhatikan komunikan
• Kredibilitas merupakan persepsi komunikan/persuadee berkait:
o Keahlian
o Dapat dipercaya (Trust)
o Kompeten
o Dinamisme
o Kharismatik
• Komponen Kredibilitas (Hovland, Janis & Kelly, 1953):
o Expertness (Keahlian) : kesan yang dibentuk penerima akan kemampuan sumber berkait dengan topik (Rakhmat, 1986).
o Sears, Freedman & Paplau, 1992 meneliti berkait keahlian dengan sikap, pendapat dan perilaku penerima pesan.
o Hovland & Weis meneliti tentang pesan yang disampaikan komunikator yang memiliki kredibilitas tinggi dan rendah
o Trust Worthiness (Dapat Dipercaya): kesan penerima pada komunikator berkait dengan Watak, ke-Jujuran, ke-Tulusan, ber-Moral, sifat Adil, Sopan, Etis.
o Mar’at, 1982 menyarankan agar komunikator dipercaya maka dalam
o Mengolah pesan supaya diterima dengan senang hati maka harus ber-
o Orientasi pada komunikan, bukan pada keuntungan dirinya

ANALISA ATRIBUSI
• Untuk memprediksi penilaian penerima/persuadee/komunikan terhadap kepercayaan sumber dapat dilakukan dengan ‘analisa atribusi’ yang didasarkan pada pertalian dengan alasan pernyataan. Menurut Sear, Freedman & Paplau, 1992 sbb:
o Pernyataan penerima mungkin benar-benar merefleksikan kebenaran -> alasan terletak pada realitas
o Pernyataan mungkin bias. Bias walau dinyatakan denagn sikap jujur dan tepat, hal ini disebabkan:
o Kurang informasi relaitas yang sebenarnya
o Informasi yang diterima salah
o Prasangka telah membutakan diri dari kebenaran (menyampaikan sikap secara tepat tapi tidak sesuai dengan permaslaahan), disebut dengan bias pengetahuan (Knowledge Bias)
o Penerima memiliki keyakinan yang akurat dan mendasar, namun dalam menkomunikasikan kepada orang lain tidak akurat dan jujur (Reporting Bias)

• Sikap penerima akan yakin dan merasa benar terhadap komunikator:
• Komunikator berpengetahuan banyak, cerdas dan serius (sungguh-sungguh)
• Sumber merefleksikan sebagai orang yang mengetahui secara benar tentang isu-isu yang dikemukan secara jelas dan idak bias, Kelman, 1961
• Memiliki Unsur-Unsur Komponen Kredibilitas:
o Komponen rasa aman. Sumber memberikan rasa aman, pantas, tenang, objektif, tidak egois dan penyabar (Berlo, Lemert & Mertz, 1970)
o Komponen kualifikasi dengan dimensi keahlian. Sumber dikategorikan jika dipersepsikan sebagai sumber yang terlatih, berpengalaman, otoritatif, trampil, memiliki banyak informasi, dianggap penting, berpendidikan dan ahli
o Komponen Dinamisme ditunjukkan oleh skala jujur, ramah, dinamis, energik, berani, aktif, agresif dan tegas.Dalam menyampaikan pesan memiliki GAYA (style). Berlo yakin faktor dinamisme merupakan aspek bebas (independent berhubungan dengan aman dan kualifikasi
o Komponen Sosialibilitas , jika sumber dipersepsikan periang, rama, suka bergaul, gembira dan menyenangkan

MENGUKUR KREDIBILITAS
• Kredibilitas sumber bisa diukur dengan mengembangkan Konstrk Differential (Osgood, Suci & Tannembaum, 1957)
• Dalam Semantic Differential peneliti mengembangkan Skala Kata Sifat dan Kutub (Bipolar)
• Sifat bipolar dalam skala perbedaan semantic mencakup tiga sifat:
o Evaluasi: berkait dengan objek (baik-buruk, cantik, jelek, profesional-amatir dll)
o Potensi: berkait dengan kemampuan, kekuatan dan atraksi phisik
o Kegiatan: berkait kinerja dan derajad gerakan dari objek atau konsep seperti cepaat-lambat, teliti-ceroboh
• Penelitian Haiman, 1949 menunjukkan komunikator yang memiliki kompetensi tinggi dapat menghasilkan perubahan sikap (dari menolak menjadi mendukung)
• Hewgill & Miller, 1966 mendapatkan sumber yang berkredibilitas tinggi menggunakan daya tarik untuk mendatangkan rasa takut yang kuat pada penerima (misal: Suami pada anak dan istri)

SALURAN KOMUNIKASI & KREDIBILITAS
• Seiler, 1971 mengatakan bahwa penggunaan alat visual yang dirancang untuk melengkapi dan menjelaskan pesan oleh sumber ternyata mempertinggi kredibilitasnya.
• Crof, 1969 menjelaskan bahwa variasi kredibilitas sumber tergantung pada saluran atau model presentasi
• Tompkins dan Samovar, 1964 berdasarkan penelitannya menjelaskan bahwa sumber yang tidak artistik tidak berpengaruh dalam mengingatkan kembali informasi dengan segera oleh penerima

AKTUALISASI DIRI
• AKTUALISASI (Pengembangan Kemampuan) untuk membangun KONSEP DIRI
• KONSEP DIRI menentukan kualitas KOMUNIKASI INTERPERSONAL
• Setiap orang harus memiliki Konsep Diri, dengan demikian bisa mempersepsikan dirinya sendiri yang menyangkut keadaan phisik, social dan psikologis (William D. Brooks) yang didapat dari pengalaman dan interaksinya dengan orang lain. Jadi jangan hanya bisa mempersepsikan orang lain tapi juga harus bisa menggambarkan siapa diri kita.
• Menurut Charles Horton Cooley ibarat orang sedang berkaca (looking glass self) manusia bisa melihat/ mendeskripsi dirinya sebagaimana orang lain melihat kita. Selanjutnya bisa menguraikannya sebagaimana ketika menulis Curriculum Vitae (CV).
• Konsep Diri tsb dapat bersumber dari Self-Esteem (Harga Diri) dan Social Evaluation (Penilaian Social).
• Self-esteem (harga diri) merujuk pada tingginya estimasi individu atas nilai, kemampuan dan kepercayaan yang dimilikinya.
• Orang yang self-esteem nya tinggi memiliki Sikap Positif dan memiliki kualitas diri baik yang mempengaruhi pada perilaku komunikasi. Orang tsbakan lebih fleksibel ketika menanggapi situasi sulit karena mampu menerima diri sendiri apa adanya. Tidak seperti orang yang memiliki Self-esteem rendah

Social Evaluation (Penilaian Social) merupakan penilaian yang didapat dari orang lain.
• Proses evaluasi social nya bisa berupa Reflected Appraisalyaitu menyimpulkan pendapat orang lain dan memakainya sebagai pendapat diri sendiri. Misalnya orang lain mengatakan saya selalu berpakaian rapi, kemudian saya katakan saya suka berpakaian rapi.
• Selain itu Proses Evaluasi Sosial bisa juga berupa Direct Feedback (umpan balik langsung) yang amat penting untuk pengembangan kemampuan /aktualisasi diri
• Dalam Konsep Diri terkandung harapan atas keyakinan dan sikap. Oleh sebab itu ada Teori Social Comparison yang fokusnya bagaimana perbandingan dengan orang lain dalam mempengaruhi kita dan Teori Self-Perception(teori persepsi diri) yang menguji hubungan antara tindakan dan pemahaman terhadap sikap dan tujuan kita.
• Secara keseluruhan Konsep Diri sangat menentukan dalam komunikasi interpersonal karena sedapat mungkin orang bertingkah laku sesuai konsep dirinya atau ‘nubuat yang dipenuhi sendiri’ (Rahmat :2003). Kita hidup sesuai dengan ‘label’ diri kita yang dapat mempengaruhi perilaku dan erat dalam melakukan komunikasi dengan orang lain (interpersonal).

Hamachek (dalam Rahmat, 2003) menyebutkan ada 11 karakter Konsep Diri Positif:
1. Mampu mempertahankan nilai-nilai dan prinsip meski menghadapi pendapat yang kuat
2. Mampu bertindak berdasarkan penilaian yang baik tanpa menyesali tindakan keputusannya walau orang lain tidak menyetujuinya
3. Tidak buang waktu untuk mencemaskan apa yang akan terjadi besok, masa lalu dan sekarang
4. Yakin dapat mengatasi persoalan bahkan saat gagal atau kemunduran
5. Merasa sama dengan orang lain, sanggup menerima perbedaan baik kemampuan, latar belakang
6. Sanggup menerima dirinya sebagai orang penting dan bernilai (bermanfaat) untuk orang lain paling tidak bagi sahabat
7. Menerima pujian tanpa pura-pura rendah hati dan menerima penghargaan tanpa rasa bersalah
8. Cenderung menolak orang lain yang ingin mendominasinya. Mampu memeerlihatkan kemampuan
9. Sanggup mengakui bahwa mampu merasakan dorongan (kontrol) dan keinginan dari perasaan marah hingga cinta, sedih hingga bahagia, amat kecewa sampai amat puas (kontrol emosi)
10. Menikmati diri secara utuh baik pekerjaan, permainan, ungkapan diri yang kreatif, persahabatan atau sekedar mengisi waktu (killing time)
11. Peka pada kebutuhan orang lain, pada kebiasaan social dan tiap gagasan tidak ingin bersenang diri dengan mengorbankan orang lain

Dalam berkomunikasi seorang humas harus memiliki Kecerdasan, Kepribadian Terbuka, mengetahui Situasi kapan dilakukan.

ELEMEN DASAR GAYA ETIKA KOMUNIKASI
Dalam berkomunikasi seorang humas harus memiliki Kecerdasan, Kepribadian (Jujur, Tulus) Terbuka, mengetahui Situasi kapan dilakukan. Filsuf Martin Buber menyebut Kejujuran, Ketulusan dan Keterbukaan tsb sebagai Momentum Dialogis dalam mencapai khususnya Komunikasi Antar Pribadi yang ideal
Elemen Dasar Relasi yang dipergunakan menurut Thomlisom, 1998 adalah:
1. Investasi, terkait dengan waktu, energi, perasaarn dan usaha dalam membangun hubungan baik. Contoh: bagaimana pengorbanan kita untuk memenuhi janji mengirimkan informasi tambahan yang ternyata tidak gampang mendapatkannya ke pada wartawan
2. Komitmen, pilihan pribadi agar dapat melanjutkan hubungan baik. Contoh: Komit pada kesepakatan yang telah dibuat dengan pemohon sponsorisasi dan harus dipenuhi
3. Keyakinan, bahwa mitra relasi kita akan dapat mengembangkan hubungan yang saling membutuhkan. Contoh: Kerjasama dalam peliputan berita dimana humas menyediakan berita dan wartawan menulisnya
4. Rasa Nyaman, upaya menjaga keseimbangan sehingga tidak muncul kontradiksi (dialektika) relasional yang bisa menimbulkan ketegangan
Menurut McCloskey (2002) gaya komunikasi dalam masalah etika berpusat pada:

Dalam gaya komunikasi akan muncul penilaian benar atau salah serta baik dan buruk sebagaimana pengertian dari etika. Oleh sebab itu gaya komunikasi bermakna sebagai interaksi semua makluk, memperkaya konsepsi diri dan orang lain. Contoh: gaya komunikasi yang menggunakan banyak gesture atau kata-kata yang teratur dan sistematis.
Ada Tiga Gaya Komunikasi yang secara implisit menunjukan Cara Berkomunikasi:
1. Visual: gerak tubuh membantu melukiskan / memberi penekanan pesan. Contoh: Tunjukan rasa iba pada konsumen yang kecewa dengan produk kita
2. Auditif: gunakan kata-kata kedalam stimulus dan penyampaian informasi. Contoh: Benar, perusahaan kami akan membantu meringankan beban konsumen dengan menambah kandungan yang banyak manfaatnya serta kemasan yang lebih nyaman dan aman dengan sedikit penambahan harga bukan kenaikan harga
3. Kineteis: Tunjukan emosi dan sentuhan. Contoh: sedikit merangkul kepada tamu sejenis ketika pulang

TIPOLOGI MODEL PERAN
Virginia Satir, memberikan Tipologi Gaya Komunikasi berdasarkan Model Peran yang seharusnya tidak dimiliki seorang Humas yanga cerdas dan beretika.
1. Pengalih, sering berkomunikasi yang tidak relevan dengan pokok masalah. Jarang merespon langsung (telepon, WA dll), jika ditanya malah ganti bertanya
2. Pendamai, berlagak mendamaikan untuk mengambil hati atau menjilat. Contoh: mencoba menerima, suka memberi alasan, sering memperlihatkan ke tidak sepakatan
3. Tukang Menyalahkan, suka cari kesalahan, diktator, bertindak memperlihatkan kelebihan.
4. Komputer, memiliki batin yang lemah, tidak antusias. Contoh: selalu menjawab ..ya terserah

GAYA KOMUNIKASI TIDAK SEHAT
Menurut Gunadi, 2002: Gaya komunikasi adalah bagian dari ISI Pesan. Humas yang berhasil dalam pergaulan sosial menyadari adanya Dampak Gaya Komunikasi.
Jangan menanamkan stigma tujuh Gaya Komunikasi tergolong tidak sehat sebagai:
1. Si-Penganggap: menganggap orang lain memahami apa yang dimaksudkan kata-katanya. Contoh: Kalian tahu kan maksud saya? Sikap confirming yang bisa dianggap arogan, menganggap orang lain bodoh
2. Si-Sepenggal: Menyampaikan informasi yang tidak lengkap, tidak sinkron antara ucapan dengan apa yang ada dalam benaknya. Contoh: Sebagaimana saya sampaikan atau Kan sudah saya katakan.. (kapan, dimana, apa??)
3. Si-Peremeh: memperlakukan orang sebagaimana dirinya, menganggap semua mudah diatur atau diselesaikan, memandang tidak serius, melihat perbedaansebagai kekurangan. Gaya ini mudah merusak hubungan
4. Si-Penyenang, misinya menyenangkan semua orang, sukar menebak isi hati dan pikirannya, sifat kurang terbuka, seolah menjanjikan, akibatnya mendangkalkan makna hubungan apabila tidak terbukti. Contoh: Biar nanti saya kerjakan.. Tapi tidak dikerjakan
5. Si-Pelupa: bisa diatasi dengan sering mencatat, membuat schedule. Contoh: Oh iya saya lupa memberitahu bahwa stock barang tsb sudah tidak diproduksi
6. Si-Pendebat: kaya akan kata-kata untuk menyerbu orang lain, suka membombarder, melemparkan masalah. Gaya ini membua orang lain jenuh dan tidak respect
7. Si-Talenan: menyediakan diri untuk jadi sasaran, tidak suka keributan, sifatnya mengalah. Gaya ini akan merugikan diri sendiri dan membuka peluang untuk penghinaan. Contoh: ya sudah, kami yang salah… tanpa mengklarifikasi dan menelusuri persoalan

MENGENALI GAYA KOMUNIKASI LAWAN
Dalam memperlakukan orang lain harus dikenali gaya lawan komunikasi sehingga bisa menentukan cara komunikasi dan memperlakukannya.
Caron B. Goode menyebut empat Gaya mengenali lawan komunikasi yang memiliki:
1. Gaya Behavioral: Orang seperti ini menyukai kebebasan. Persiapkan diri menghadapi orang yang tidak suka dalam kelompok, menyendiri, tidak suka dikontrol, susah diatur. Contoh: undanglah orang gaya ini lebih baik berbincang pada ruangan khusus
2. Gaya Kognitif: orang seperti ini butuh pengakuan dan pemahaman, berpikir serius, bisa menghormat dan minta dihormati. Atur persiapan yang baik untuk menemuinya
3. Gaya Interpersonal: lawan komunikasi yang butuh apresiasi, menuntut humas yang jujur. Contoh: Sekali dibohongi maka tidak akan percaya lagi
4. Gaya Afektif: pemimpi atau visioner, kreatif, memperhitungkan perasaan. Contoh: Kunjungan humas ke media dengan membawa data serta menyajikan ide-ide penulisan

ETIKA GAYA KOMUNIKASI DALAM BISNIS
Dalam konteks lingkungan bisnis, seorang humas dalam berkomunikasi oleh Bateman dan Zaihaml dikemukakan sebagai:
1. Pengendali: berlangsung satu arah. Contoh: menyampaikan keputusan organisasi; mengharap ketaatan pegawai memenuhi aturan
2. Egaliter: Melakukan komunikasi dua arah, tukar pikiran, diskusi, tanya jawab
3. Terstruktur: Dalam menyampaikan penjelasan secara runut, terjadwal
4. Dinamis: kreatif dalam menyampaikan inspirasi, memotivasi
5. Pelepasan, mendorong munculnya perbedaan, membuka diri pada gagasan orang lain
6. Pengunduran: memberi kesempatan orang lain menyampaikan ide atau diam karena tidak sesuaian pendapat

SELF AWARENESS
Perlunya seorang humas memiliki kesadaran diri untuk membantu mengetahui siapa kita dan apa yang kita inginkan, tahu kekurangan dan kelebihan, menyadari perilaku yang harus dikendalikan oleh pikiran
• Makin tinggi kesadaran mengenal diri sendiri (self-awareness) makin tahu bagaimana berkomunikasi dengan orang lain, yang tentunya sangat membantu meningkatkan pengetahuan dan memenuhi kebutuhan hidup kita.
• Ada lima CARA meningkat self-awareness:
1. Berbicaralah dengan diri sendiri (self talk) untuk mengetahui siapa kita
2. Mendengarkan orang lain. Feedback dari orang lain penting untuk meningkatkan pengetahuan (self knowledge)
3. Aktif mencari informasi tentang diri kita untuk memperkecil ruang blind self (daerah buta) dan meningkat self awareness
4. Melihat diri dari sisi yang lain atau dari sudut pandang orang lain utnuk menambah kesadaran diri
5. Meningkatkan open self atau membuka diri (self disclosure) yang berarti memperkecil hidden self
• Self awareness bisa naik dan bisa menurun, situasi ini mengakibatkan kita bisa bertindak tanpa mengindahkan standar atau tidak sesuai dengan nilai-nilai diri kita.
• Penurunan self awareness disebut deindividuation (berkurangnya nilai individu seseorang) dapat terjadi akibat stimuli tertentu

Membangun Hubungan Intrapesona & Hubungan Antarpribadi
Sukses seorang humas dalam ber Komunikasi Antar Pribadi atau dalam menjalin relasi (Intrapersona dan hubungan antarpribadi) ) adalah apabila kita saling mengenal (Tubbs dan Moss, 2000:13). Oleh sebab itu dalam tahap awal diperlukan adanya Self Disclosure yaitu saling membuka diri memperkenalkan dan menggali informasi sebanyak mungkin untuk dikenali dan disesuaikan.

Untuk menjelaskan tingkat keterbukaan dan tingkat kesadaran pada diri kita sendiri, ada teori popular yaitu:

JENDELA JOHARI (Johari Window) yang dikembangkan oleh Joseph Luft dan Harry Ingham.
Jendela Johari digambarkan dalam bentuk kotak-kotak atau kuadran yang menunjukkan kondisi pribadi kita dalam komunikasi.

Jendela-1 Diri Terbuka :

Jendela-1 (Open Self) mencerminkan orang yang memiliki self-awareness tinggi, dia mengetahui apa yang
diketahui diri sendiri dan orang lain. Orang ini tahu persis perilaku diri sendiri dan orang lain maka dari itu jika
jendela-1 lebih terbuka maka kualitas komunikasi interpersonal akan lebih baik

Jendela -2 Diri Tidak Tahu
Membesarnya daerah buta (Blind Self), menunjukan kita tidak tahu tetapi orang lain tahu. Bisa Berakibat
mempersempit wilayah Open Self (daerah terbuka) berarti menurunnya self-awareness atau turunnya kualitas
komunikasi interpersonal

Jendela -3 Diri Tersembunyi
Jendela-3 (Hidden Self) kita tahu tetapi orang lain tidak tahu. Kuadran tsb berisi tentang hal-hal ‘rahasia’ yang
hanya diketahui diri sendiri dan tidak diketahui orang lain. Jika terbuka semakin lebar maka semakin banyak
rahasia disimpan dan berakibat mempersempit wilayah unknown self (wilayah yang tidak diketahui)

Jendela – 4 Diri Tidak Diketahui (Unknown Self)
Membesarnya jendela-4 (Unknown Self) baik diri kita maupun orang lain sama-sama tidak tahu, ini berkaitan
dengan diri kita yang belum kita sadari. Kuaddran ini dapat mempersempit daerah tersembunyi (Hidden Self)
lebih sedikit menyimpan “rahasia” namun cenderung semakin tidak tahu akan dirinya dan orang tidak
mengenalnya

KONDISI IDEAL dari ke 4 jendela
• Seperti yang digambarkan dalam model Johan Window diatas, setiap ‘daerah’ berukuran sama berarti setiap orang diharapkan mengkontrol setiap daerah (jendela) dirinya supaya memiliki keseimbangan diri.
• Daerah terbuka (open self) harus dibesarkan agar bisa lebih terbuka dan berkomunikasi dengan orang lain semakin baik, banyak memberi dan menerima informasi serta berpengetahuan luas sehingga dapat mengendalikan orang lain. Usahakan mempersempit Blind Self agar lebih mengenal diri sendiri daripada orang lain lain yang lebih tahu siapa kita.
• Begitu juga dengan Hidden Self (daerah tersembunyi) diupayakan lebih besar supaya wilayah Unknown Self pun menjadi sempit. Masih beruntung bisa menyimpan rahasia daripada tidak tau mesti berbuat apa karena memang tidak tau akan dirinya dan juga tidak dikenal oleh orang lain.

KORESPODENSI
10 Kesalahan Umum
Kesalahan 1 :Chek and recheck
Kesalahan tidak mengedit ejaan, tata bahasa yang buruk terlihat ceroboh. Karena itu lakukan memeriksa ulang sebelum mengirimkannya
Hindari kesalahan komunikasi verbal lainnya seperti kesalahan ucap
Kesalahan komunikasi dapat menyebabkan kebingungan dan merusak reputasi serta memalukan diri sendiri sepertinya tidak profesional sehingga membuat atasan marah bahkan bisa PHK
Jangan mengandalkan spell checker: banyak terjemahan kata-kata yang digunakan kurang pas. Lebih baik gunakan kamus, bila perlu pada frase yang sulit mintalah bantuan teman untuk melihat sebelum dikirim

Kesalahan 2: Menyampaikan Berita Buruk lewat Email
Apa yang terjadi bila mengumumkan PHK melalui email? Pasti Kemarahan dan Demo !
Jika menyampaikan berita buruk, lakukan tatap muka secara pribadi, sampaikan berita yang sensitif dengan hati-hati, supaya pesan dapat meminimalkan gangguan psikologis jangka panjang.
Saluran komunikasi tertulis tidak memungkinkan untuk melunakkan pesan sulit, peran nonverbal (seperti bahasa tubuh) secara langsung dengan emosi yang intens sangat membantu dan mudah menangkap
tanda-tanda kemungkinan-kemungkinan terjadi atau salah paham sehingga bisa diluruskan

Kesalahan 3 : Menghindari Percakapan Sulit
Pada situasi tertentu terkadang perlu memberikan umpan balik negatif. Coba hindari hal ini karena dapat menyebabkan masalah lebih lanjut – masalah kecil tumbuh menjadi besar.

Persiapan diri dengan berpikir matang serta mendalami persoalan adalah kunci untuk menangani percakapan sulit. Belajarlah untuk menyampaikan pesan yang jelas, singkat, padat.

Tindak lanjuti umpan balik dan manfaatkan Situasi – Perilaku – Teknik Dampak untuk mendorong merefleksikan perilaku lawan bicara.

Mainkan peran dalam percakapan terlebih dahulu melalui kata-kata bijak dan bahasa tubuh yang baik

Kesalahan 4 : Tidak Menjadi Asertif
Asertivitas adalah suatu kemampuan untuk mengkomunikasikan apa yang diinginkan, dirasakandan dipikirkan kepada orang lain namun dengan tetap menjaga dan menghargai hak-hak serta perasaan nya

Ketegasan dalam menyatakan apa yang dibutuhkan dengan mempertimbangkan kebutuhan dan keinginan orang lain lakukan dengan kompromi atau win-win

Ketegasan juga berarti berani mengatakan “tidak ” jika perlu. Lakukandengan lembut tapi tegas dengan tetap menjaga hubungan baik

Ketegasan tidak sama dengan agresi yang dimaknai untuk mendapatkan sesuatu dengan caranya sendiri tanpa memikirkan hak-hak, keinginan dan kebutuhan orang lain .

Kesalahan 5 : Bereaksi Spontan, Tidak Menanggapi
Jangan pernah berteriak dan nampak frustrasi atau mengirimkan email balasan kasaratas reaksi secara emosional, bukannya menanggapi dengan tenang.

Ini dapat merusak reputasi dan memberikan kesan bahwa kurang kontrol diri dan kecerdasan emosional

Juga buang sifat ingnoring, tanggapi setiap pertanyaan dengan fokus dan sampaikan pesan yang diolah dengan baik. Jawab telepon, kuasai etika berbicara

Kesalahan 6 : Tidak Mempersiapkan dengan Seksama
Presentasi dan laporan yang buruk, sering membatalkan jadwal, terlambat hadir di rapat, dalam rapat fokus chatting ini semua menyangkut profesionalisme. Inilah sebabnya mengapa sangat penting untuk mempersiapkan dan merencanakan komunikasi dengan hati-hati .

Kesalahan 7: Menggunakan “Satu-Size-Fits-All” dalam Pendekatan Komunikasi
Jika menggunakan “satu pesan seragam yang cocok untuk semua” pendekatan standard (seragam) dalam berkomunikasi, berarti mengabaikan kepribadian orang yang berbeda, kebutuhan dan harapan. Memang dalam berkomunikasi perlu standard /pesan seragam untuk mengatasi perbedaan-perbedaan sebanyak mungkin.

Jika sedang dalam presentasi, pastikan bahwa harus memahami bahwa setiap orang memiliki gaya belajar / menyerap yang berbeda, dan seorang humas harus dapat melayani keingin tahuan pendengar dengan sabar dan tenang.

Kesalahan 8 : Buka Wawasan dan dapatkan manfaat dari orang baru kenal
Harusd disadari bahwa tempat kerja (kantor) adalah melting pointsegala etnis, agama, usia, gender, berbagai sudut pandang. Perbedaan ini membuat permadani yang kaya warna. pengalaman dan pendapat yang sangat meningkatkan kehidupan kita.

Namun, manusia dapat tergoda dengan gosip, stereotip adanya rekan baru, atasan atau klien, dan membuat asumsi tentang mereka berdasarkan hanya beberapa potong informasi. Khususnya berlaku jika tidak punya banyak waktu untuk mengenal mereka dengan baik. Karenanya sempatkan waktu dengan datang awal untuk mengenali masing-masing

Asumsi-asumsi dapat menghambat komunikasi secara terbuka karena pikiran tidakmemberi ruang untuk mempertimbangkan pribadi-pribadi lain yang unik, latar belakang, kepribadian dan pengalaman rekan. Seiring waktu, hal ini dapat membahayakan hubungan dengan mereka

Jadi , meluangkan waktu untuk mendengarkan ketika Anda bertemu orang baru . Beri mereka ruang untuk berbicara tentang pandangan mereka , dan mengambil waktu untuk menyerap.

Kemudian , belajar bagaimana mengelola perbedaan budaya , sehingga Anda mengambil kebutuhan setiap orang dan harapan menjadi pertimbangan . Jika Anda sering bekerja dengan orang-orang dari luar negeri , mengeksplorasi ide kecerdasan budaya , sehingga Anda dapat mulai menyesuaikan perilaku Anda ketika Anda menemukan orang-orang dari budaya yang berbeda .

TIPS:
Jika Anda baru untuk bekerja atau mengelola internasional, baca kami mengelola sekitar worldarticles untuk belajar tentang bekerja di negara yang berbeda.

Kesalahan 9:Yakinkan Pesan Telah Dipahami
Selalu meluangkan waktu untuk memeriksa apakah pesan yang disampaikan dapat dipahami dengan baik. Caranya dengan mengklarifikasi apakah ada pertanyaan.

Sering dalam surat atau email ditulis: please do not hesitate to drop me a question if there is any unclear explanation. Atau we will be very happy to answer your question accordingly.

Khususnya bila dalam presentasi, beri waktu bagi orang untuk bertanya atau mendiskusikan poin-poin penting, Janganlah pernah gembira jika dalam presentasi atau Press Conference tidak ada satupun audience yang bertanya. Seorang Humas harus mampu menciptakan pancingan-pancingan agar ada nilai tambah bagi audience.

Gunakan pertanyaan terbuka yang dimulai dengan ‘bagaimana’, ‘mengapa’, ‘apa’ atau cerita-cerita berkait dengan topik. Hal ini mendorong refleksi, dan akan membantu audiens mendapatkan kejelasan dan manfaat dari interaksi komunikasi.

Kesalahan 10 :Sengaja Melanggar Privasi Orang Lain
Jangan pernah mengirim email sensitif terhadap orang yang salah, atau mengirim lampiran yang salah? Jenis-jenis kesalahan seperti ini menyebabkan masalah serius selain melanggar privasi orang dan menyebabkan rasa malu serta kebingungan akibat pekerjaan yang tidak profesional

Untuk menghindari masalah ini, dalam menulis pesan sensitif sebelum memilih penerimaperiksa alamat email mereka. Biasanya program email secara otomatis mengisi sendiri address yang sudah dikenali,namun tidak ada jeleknya bila dengan sadar memilih penerima yang tepat.

Terkadangdalam menyusun email terjadi copy paste teks ke pesan baru. Umumnya tidak sengaja menyertakan informasi dari pesan sebelumnya. Sering terjadi perubahan topik masih menggunakan subject yang sama. Ini akan menyulitkan dikemudian hari jika akan melacak ulang dan tidak meng-attract perhatian penerima. Karena itu sebaiknya gantilah subject dengan judul topik yang baru

Jika Anda mengirim lampiran sensitif atau rahasia, untuk menghindari perubahan maka kirimkan dalam bentuk pdf

POIN KUNCI
Semua orang sering membuat kesalahan komunikasi dari waktu ke waktu. Namun, yang utama adalah bisamenjaga reputasi dengan menghindari seminim mungkin kesalahan yang paling umum, selalu mengecek ulang atau mengedit pekerjaan, jangan dengan sengaja melanggar privasi orang lain ketika dengan menggunakan computer orang lain tanpa men-cc ke komputer sendiri. Ingat jika penerima membalas, kiriman akan tiba di computer yang dipinjam.

Kunci komunikasi yang baik adalah berpikir tentang kebutuhan audiens. Siapkan setiap email, dokumen, dan presentasi dengan hati-hati, dan sempatkan diri untuk memeriksa.

Di atas semua, ingat bahwa komunikasi adalah proses dua arah. Bersiaplah untuk menjawab pertanyaan dan mendengarkan apa yang audiens katakan.

Seiring waktu, akan terbukti bahwa komunikasi yang baik dapat meningkatkan hubungan dan kepuasan kerja.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *